転職先に迷惑をかける前に身につけておきたいビジネスメールのマナーと常識

ビジネスメールに適切な文章の構成

 

 ビジネスメールには、細かいところを見ていけば、気を付けておきたいマナーや常識といったものが山ほどあります。しかし、やはり文章の構成、これが整っていることが最も重要な点となるでしょう。文章の構成が整えられていなければ、相手に用件が正確に伝わらず、対応に困ってしまうかもしれません。

 

 ビジネスメールは、結論・理由・事例・まとめの4要素によって成り立たせます。内容によってはもちろんどれかが不必要な場合もありますが、基本はこの構成で整えることを忘れないでください。

 

 まず結論を伝え、その後にそれがもたらされた理由や事例を書いていきましょう。社会人にとって結論は最も重要な部分。これを最初に書くのがマナーです。理由や事例は不備や不可解な点が生じないよう、言葉の使い方にも注意すること。

 

 まとめはメール内容によっても変わってきますが、長くならないように気をつけることは忘れずに。簡潔にまとめ、相手が返信しやすいようにしておきます。

 

読みやすいメールを心がけよう

 

 文章の構成が整えられていれば、それだけで読みやすいメールになるとは限りません。ただただ文字を書き連ねてしまう人も非常に多く、しかし、それでは読みにくいメールとなってしまうので、特に長文となりそうな場合には、読みやすいメールになるような工夫をしておくといいでしょう。

 

 改行したり行間を設けたりなどを積極的に行うこと。括弧や【■】、【・】、【※】などの記号も用い、何がどこに書いてあるのかがわかるようにしておいてください。箇条書きもすっきりと読みやすいメールにするコツの一つ。

 

 こうした工夫をすれば、同じ内容でも相手に与える印象が変わってきます。読みやすければ相手からのレスポンスも早いでしょうし、誤解を避けることもできるでしょう。

 

 

使えない文字に気をつけよう

 

 時には記号を用いるべきではありますが、中には使えない記号もあるので注意しましょう。

 

 分かりやすいところだと絵文字などがそれに該当します。数字の表現でも、例えばMacとWindowsでは、一方では表示されて一方では表示されないものがありますし、同じWindowsでもバージョンによって使える記号と使えない記号は出てくると思います。あまり多用されない記号は文字化けの原因となるので、控えた方がいいのかもしれません。

 

 また、親しみを持たせようと、しばしば顔文字をメールに入れる人もいますが、これも適切ではないでしょう。気持ちはわからないではないものの、ビジネスメールのマナーとしてはいただけませんし、相手がもしマナーや常識に厳しい人であれば、あなたはもちろん、会社の評判も落としかねないので注意が必要です。

 

 

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